Eine Liste mit Google Docs-Hacks zur Hand zu haben, ist ein sicherer Weg, das Leben einfacher zu machen und Ihnen einige Bonuspunkte im Büro zu gewinnen.

Erinnern Sie sich an Clippy, den Büroassistenten mit den Kulleraugen von Microsoft Word? Sicher, seine eifrigen Versuche bei der Fehlersuche waren normalerweise eher ärgerlich als nützlich, aber er meinte es immer gut. Schließlich liebt jeder einen guten Hack.

Webbasierte Textverarbeitungsprogramme sind jedoch der Name des Spiels im Jahr 2018. Wir haben eine Liste der wichtigsten Verknüpfungen und Hacks zusammengestellt, die Sie in eine bessere Live-Version von Clippy verwandeln – jedoch für Google Docs.

Konfiguration

1. Verwenden Sie Vorlagen

Hassen Sie es, auf eine leere Seite zu starren? Überwinde die Schreibblockade, indem du Googles durchliest Vorlagengalerie.

Von Projektvorschlägen bis hin zu Zeitplänen, Rechnungen, Kalendern und Geschäftsbriefen finden Sie alles in verschiedenen vorgefertigten Formaten. Und wenn Ihr Marketingteam regelmäßig ein bestimmtes Formular verwendet, können Sie Erstellen Sie Ihre eigene Vorlage und fügen Sie es zur schnellen Verwendung der Galerie hinzu.

2. Fügen Sie Ihrer Schriftartenbibliothek hinzu

Die meisten Unternehmen verwenden spezielle Schriftarten, die nicht immer im Dropdown-Menü für Schriftarten verfügbar sind. Sie können weitere hinzufügen, indem Sie auf das Schriftartenmenü klicken, „Weitere Schriftarten“ auswählen und nach der gewünschten suchen.

3. Richten Sie benutzerdefinierte Verknüpfungen ein

Klicken Werkzeug und dann Einstellungen um Ihre Style-Shortcuts zu verwalten.

Wenn Sie beispielsweise häufig das Copyright- und Markensymbol verwenden, können Sie dafür eine Verknüpfung Ihrer Wahl erstellen.

Sie können auch die Funktion zur automatischen Großschreibung von Wörtern deaktivieren, was besonders nützlich ist, wenn Sie über Unternehmen oder Produkte schreiben, die eine eigenartige Rechtschreibung und Zeichensetzung aufweisen.

4. Optimieren Sie das Wörterbuch

Einige Branchen haben Fachjargon, der es nicht in das Google Docs-Wörterbuch geschafft hat. Für diejenigen, die es satt haben, die gefürchtete rote Linie unter Wörtern zu sehen oder während der Rechtschreibprüfung zu oft auf „Ignorieren“ zu klicken, gehen Sie zu Tools, Persönliches Wörterbuch und fügen Sie Ihre bevorzugten Wörter hinzu.

5. Benachrichtigungseinstellungen prüfen

Bevor Ihr Posteingang mit Google Doc-Benachrichtigungen von Mitbearbeitern überfüllt wird, klicken Sie oben rechts auf das Symbol für die Kommentarblase, wählen Sie Benachrichtigungen aus und ändern Sie sie nach Ihren Wünschen.

6. Passen Sie die Datenschutz- und Freigabeparameter an

Wenn Sie an sensiblem oder vertraulichem Material arbeiten, sollten Sie die Datenschutzberechtigungen für Ihre Datei noch einmal überprüfen. Klicken Sie oben rechts auf „Freigeben“, wählen Sie „Für andere freigeben“ und klicken Sie dann auf „Erweitert“. Von hier aus können Sie steuern, wer Ihre Datei erneut freigeben, herunterladen, drucken, kopieren, bearbeiten oder ändern darf oder nicht.

Komposition

7. Verwenden Sie Tastenkombinationen

Verknüpfungen sind eine enorme Zeitersparnis, und Google Docs hat viele davon. Sie finden alle Tastenkombinationen im Dropdown-Menü des Hilfemenüs oder mit dieser praktischen Tastenkombination: ⌘/.

Hier ist ein kurzer Spickzettel unserer Favoriten:

⌘+B = Fett
⌘+I = Kursiv
⌘+U = Unterstreichen
⌘+ = Formatierung löschen
⌘+F = Finden
⌘+K = Hyperlink hinzufügen
⌘+Option+M= Kommentar hinzufügen
Strg+Wahl+I = Menü Einfügen öffnen
⌘+Shift+S = Spracheingabe starten
⌘+Option+C = Formatierung kopieren
⌘ + Wahl + Umschalt + h = Revisionsverlauf öffnen
⌘ + Wahl + Umschalt + I = Explorer-Tool öffnen
Doppelklick = Wort auswählen
Dreifachklick = Absatz auswählen

8. Diktieren Sie Ihr Dokument

Wenn Sie nicht in der Lage sind zu tippen oder schon immer vom Diktieren geträumt haben (wer hat das nicht?), können Sie die Spracheingabe über das Extras-Menü, oder über die Verknüpfung ⌘+Umschalt+S.

Vergessen Sie nicht, Satzzeichenbefehle wie „Punkt“, „neue Zeile“ oder „neuer Absatz“ zu geben.

9. Für Word konfigurieren

Für diejenigen, die den Google Chrome-Browser verwenden und mit Microsoft Word vertrauter sind, können Sie die Office Editing for Docs Sheets and Slides-Erweiterung. Stellen Sie nach der Installation sicher, dass der Office-Kompatibilitätsmodus im Dateimenü.

10. Greifen Sie offline auf Ihr Dokument zu

Sie können an Ihrem Google-Dokument auch unterwegs oder an einem Ort mit schwacher Internetverbindung weiterarbeiten. Mach das … an Offline-Synchronisierung Option aus der Google Drive-Startseite Einstellungsmenü.

Diese Option funktioniert nur mit Chrome. Stellen Sie daher sicher, dass Sie im Browser bei Ihrem Google-Konto angemeldet sind, bevor Sie offline gehen.

Außerdem wird Ihre Arbeit nicht automatisch gespeichert oder synchronisiert, bis Sie wieder online sind S Abkürzung. (Dadurch wird eine bearbeitbare Version Ihrer Datei auf Ihrem Computer gespeichert.)

11. Google durchsuchen Sie Ihre Arbeit

Einer der Vorteile der Arbeit in der Google-Suite ist, dass Sie während der Suche suchen können. Wenn Sie mehr über ein Thema, einen Begriff oder eine Idee erfahren möchten, markieren Sie es und klicken Sie auf Entdecken von dem Extras-Menü, oder verwenden Sie die ⌘ + Wahl + Umschalt + I Verknüpfung zum Öffnen der Werkzeug erkunden. Eine Seitenleiste mit Webergebnissen für Ihre Abfrage wird angezeigt.

12. Lesezeichen hinzufügen

Dieser Google Doc-Hack ist besonders praktisch, wenn Sie ein langes Dokument mit mehreren Abschnitten schreiben oder daran zusammenarbeiten. Gehe zu Einfügung und wählen Sie Lesezeichen um Links innerhalb des Dokuments zu bestimmten Abschnitten oder Seiten hinzuzufügen.

13. Verwenden Sie Kopfzeilen, um eine Gliederung zu erstellen

Achten Sie beim Erstellen Ihres Dokuments darauf, jedem Abschnitt einen Titel zu geben und Überschriften zu formatieren. Wählen Sie dazu die Stile-Menü Dropdown (neben Schriftarten) und wählen Sie Überschrift 1 für Hauptüberschriften und fortlaufender Fortschritt für Unterüberschriften.

Danach gehe zu Ansicht > Dokumentgliederung anzeigen um Ihre Dokumentabschnitte in einer linken Seitenleiste anzuzeigen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen die einfache Navigation und das Springen durch lange Dokumente.

Zusammenarbeit

14. Jemanden über eine Änderung benachrichtigen

Eine der wesentlichen Funktionen von Google Docs ist das Kollaborationspotenzial. Aber es kann knifflig werden, wenn es zu viele sind anonyme Tiere im Dokument oder schlechte Kommunikationsprotokolle.

Um einen Mitbearbeiter über einen von Ihnen abgegebenen Kommentar zu informieren, fügen Sie ein „+“ gefolgt von ihrem E-Mail-Addresse in der Kommentarblase. Die Person erhält eine E-Mail, in der sie darüber informiert wird, dass Sie ihre Aufmerksamkeit in einer bestimmten Angelegenheit erbeten haben.

15. Lokalisieren Sie Ihren Mitarbeiter in Echtzeit

Wenn Sie in Echtzeit mit jemandem zusammenarbeiten, können Sie den Cursor Ihres Kollegen finden, indem Sie auf sein Foto oder seinen Avatar in der oberen rechten Ecke klicken.

16. Überprüfen Sie den Versionsverlauf (und kehren Sie zu einer älteren Version zurück)

Klicken Datei, Versionsverlauf, und Siehe Versionsverlauf , um rechts eine Seitenleiste zu öffnen, in der die letzten Dokumentänderungen aufgeführt sind. Deaktivieren Sie Änderungen anzeigen unten, um Revisionen ohne farbige Hervorhebungen zu sehen.

Wenn Sie zu einer älteren Version des Dokuments zurückkehren möchten, klicken Sie einfach unter dem Namen des angegebenen Bearbeiters auf Diese Überarbeitung wiederherstellen. Sie können Ihrer Version auch einen Namen geben, z. B. Finale letztes Finale, wenn Sie so geneigt sind.

17. Identifizieren Sie, wer die Bearbeitung vorgenommen hat

Wenn Sie Bearbeitungen entdeckt haben, die einen goldenen Stern, Kritik oder einfache Anmerkungen verdienen, müssen Sie herausfinden, wer sie gemacht hat. Unter Versionsgeschichte, wird jedem Editor eine Farbe zugewiesen, die den Bearbeitungen entspricht, die er im Dokument vorgenommen hat. Klicken Sie auf den Namen des Herausgebers, um seine farbigen Änderungen im gesamten Dokument anzuzeigen.

Bearbeitung

18. Sehen Sie neue Änderungen auf einen Blick

Wenn Sie nur die neuesten Änderungen an einem Dokument anzeigen möchten, klicken Sie auf den Link am Ende der Menüleiste, der entweder „Neue Änderungen anzeigen“, „Alle in Drive gespeicherten Änderungen“ oder „Letzte Bearbeitung wurde vorgenommen am“ lautet …“

19. Gehe in den Vorschlagsmodus

Manchmal sind nur Vorschläge erforderlich. Um aus dem Bearbeitungsmodus in den Vorschlagsmodus zu wechseln, klicken Sie auf das Stiftsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Vorschlagen. Auf diese Weise können Mitarbeiter sehen und entscheiden, ob sie Ihre Vorschläge genehmigen oder nicht.

Die Funktion funktioniert ähnlich wie die Option Änderungen nachverfolgen von Microsoft Word.

Extras

20. Upgrade mit Add-Ons

Je nach Bedarf lohnt sich ein kurzes Stöbern in Google Doc Add-ons Bücherei. Einfach klicken Add-ons und Holen Sie sich Add-ons um einen Blick zu werfen.

Einige coole Optionen sind Easy Accents, ein Tool, mit dem Sie diakritische Zeichen hinzufügen können, die in anderen Sprachen verwendet werden. Es gibt auch ein EasyBib-Add-on, mit dem Sie Bibliographie-Zitate generieren können, und ein Analysetool, mit dem Sie Revisionsstatistiken analysieren können.

21. Fügen Sie eine E-Signatur hinzu

Unterschreiben Sie Geschäftsbriefe mit einer benutzerdefinierten E-Signatur. Klicken Einfügen > Zeichnen und wähle die Scribble-Linie Möglichkeit, Ihren Namen mit der Maus zu zeichnen.

Wenn Sie vergessen haben, im gesamten Dokument Hyperlinks hinzuzufügen, können Sie hier einen schnellen Trick finden. Markieren Sie das Wort oder die Wortgruppe, für die eine Verknüpfung erforderlich ist, und klicken Sie dann auf das Verknüpfungssymbol in der Symbolleiste oder verwenden Sie die Verknüpfung K.

Im Pop-up-Fenster schlägt Google automatisch Links vor. Klicken Finde mehr unten für zusätzliche Web-, Bild- und Laufwerksoptionen.

23. In andere Sprachen übersetzen

Wie wir alle wissen, hat Google Translate seine Schwächen, also gehen Sie hier mit Vorsicht vor. Wenn Sie jedoch schnell etwas für einen Kollegen oder andere interne Zwecke übersetzen müssen, klicken Sie auf Extras > Dokument übersetzen. Sie werden aufgefordert, einen neuen Namen für die übersetzte Version auszuwählen, und können dann Ihre Sprache auswählen.

24. Präsentieren Sie Ihr Dokument

Sie können Ihr Dokument innerhalb von . präsentieren Google Hangouts Meet. Einfach klicken Jetzt präsentieren und wählen Sie Ihren gesamten Bildschirm oder ein Fenster aus, um es mit den Teilnehmern zu teilen. Um die Präsentation zu beenden, wählen Sie Hör auf zu präsentieren.

25. Finden Sie Ihre Arbeit leichter

Je mehr Dateien Sie zu Google Drive hinzufügen, desto nützlicher wird dieser Google-Hack. Klicken Sie in der Google Drive-Startseite auf den Abwärtspfeil rechts in der Suchleiste. Ein Menü wird angezeigt, in dem Sie Ihre Suche mit Filtern für Dateitypen, Eigentümer und Änderungsdatum eingrenzen können.

Wenn Sie ein Dokument schließlich benötigen, auf das Sie regelmäßig zugreifen müssen, geben Sie ihm einen goldenen Stern, damit Sie schnell über den Ordner mit Google Drive-Markierungen darauf zugreifen können. Um ein Dokument zu markieren, klicken Sie einfach auf das Sternsymbol rechts neben Ihrem Dokumenttitel.

Bonus-Hack: Sparen Sie Zeit und greifen Sie direkt über das Themelocal Dashboard auf Ihre Google Drive-Dateien zu. Google Drive und andere Cloud-Speicherdienste wie Dropbox, OneDrive und Adobe Experience Manager sind alle im Themelocal App-Verzeichnis enthalten, sodass Sie Inhalte an einem Ort verwalten, hochladen und in Ihre sozialen Netzwerke teilen können. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.

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