Das Erstellen und Versenden von Rechnungen ist für die meisten Freiberufler und Kleinunternehmen eine wichtige, aber umständliche Aufgabe. Anstatt eine Rechnung manuell anhand einer Vorlage zu erstellen, können Sie mit den richtigen Tools viel Zeit sparen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit WordPress Rechnungen für Kunden erstellen.
Obwohl es ein WordPress-Plugin für Rechnungen gibt, empfehlen wir die Verwendung einer intuitiveren Lösung namens Freshbooks. Aus diesem Grund werden wir zwei Methoden zum Erstellen von Rechnungen teilen. FreshBooks und WP-Rechnung.
Methode 1: Verwenden von Freshbooks
Das einfachste und professionellste Buchhaltungstool für Freiberufler und Profis ist Freshbooks. Es ist ein Buchhaltungstool für Nicht-Buchhalter und perfekt für WordPress-Profis.
Es gibt eine kostenlose 30-Tage-Testversion für alle kostenpflichtigen Funktionen und sie haben sogar einen kostenlosen Plan für immer.
Die Anmeldung ist extrem einfach und Sie müssen nicht einmal Ihre Kreditkartendaten für die Testversion eingeben. Nach der Registrierung landen Sie auf einem einfachen Dashboard, das so aussieht:
Erstellen Sie Ihre erste Rechnung in Freshbooks
Das Erstellen und Versenden von Rechnungen mit Freshbooks ist ein Kinderspiel. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Rechnung aus dem Dropdown-Menü.
Wenn Sie Ihre Geschäftsadresse nicht hinzugefügt haben, fragt Freshbooks nach Ihrer Geschäftsadresse, die auf Ihrer Rechnung erscheint.
Der Rechnungsassistent fragt auch, was Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Sie können Zeit, Artikel oder beides auswählen, je nachdem, welche Dienstleistungen oder Produkte Sie Ihren Kunden anbieten.
Auf dem nächsten Bildschirm müssen Sie Kundeninformationen angeben. Freshbooks speichert diese Informationen und Sie können sie später verwenden, wenn Sie eine Rechnung an diesen Kunden senden möchten.
Nachdem Sie Ihre Kundendaten gespeichert haben, können Sie nach unten scrollen, um die Aufgaben und Artikel, Preise und den fälligen Betrag einzugeben. Sie können für jeden Artikel oder jede Aufgabe mehrere Zeilen zusammen mit zusätzlichen Hinweisen und Bedingungen hinzufügen.
Wenn Sie mit der Rechnung zufrieden sind, können Sie sie als Entwurf speichern oder sofort per E-Mail versenden. Sie können auch eine Rechnung per Post schicken.
Das war einfach, nicht wahr?
Zahlungsmethoden in FreshBooks hinzufügen
Freshbooks ermöglicht es Ihnen, Online-Zahlungen von Kunden zu akzeptieren. Es unterstützt standardmäßig PayPal und Stripe, und Sie können andere beliebte Zahlungsgateways aktivieren. Wenn Sie Zahlungen einrichten müssen, müssen Sie im oberen Menü auf Einstellungen klicken und auf die Registerkarte Kreditkarten akzeptieren klicken.
Aktivieren Sie die gewünschte Zahlungsmethode und beantworten Sie einige einfache Fragen zu Ihren Kontodaten. Das ist alles, Ihre Kunden können Sie jetzt online bezahlen, wenn sie eine Rechnung von Ihnen erhalten.
Nachverfolgung von Zeit und Ausgaben mit FreshBooks
FreshBooks ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben zu verwalten und zu verfolgen. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte Ausgaben, um loszulegen.
Freshbooks kann Ihre Ausgaben von mehr als 13000 Finanzinstituten importieren. Sie können es einfach mit Ihrem Bankkonto und Ihren Kreditkarten verbinden. Sie können Ausgaben auch manuell hinzufügen und Belege speichern, indem Sie einfach einen Schnappschuss von Ihrem Telefon machen.
Wenn Sie auf Stundenbasis arbeiten, sollte jede Sekunde Ihrer Arbeit dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Freshbooks wird mit einem integrierten Zeiterfassungstool geliefert. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte Zeiterfassung, um zu beginnen.
Sie müssen lediglich die Projektdetails eingeben und Ihre Stunden protokollieren. Sie können die Zeiterfassung auch starten, indem Sie auf die Schaltfläche Timer starten klicken.
Methode 2: Verwenden eines WordPress-Plugins
Eine andere Möglichkeit, Rechnungen zu bearbeiten, ist die Verwendung des WP-Invoice-Plugins. Auf diese Weise wird Ihre WordPress-Website zur Drehscheibe Ihrer Rechnungen und Zahlungen.
Als erstes müssen Sie die installieren und aktivieren WP-Rechnung Plugin. Nach der Aktivierung fügt das Plugin Ihrem WordPress-Admin einen neuen Menüpunkt „Rechnung“ hinzu. Sie müssen besuchen Rechnung » Einstellungen um das Plugin zu konfigurieren.
Zuerst müssen Sie Ihren Firmennamen so eingeben, wie er auf den Rechnungen erscheinen soll. Als nächstes müssen Sie eine Seite auswählen, um Rechnungen anzuzeigen. Wir empfehlen Ihnen, eine neue WordPress-Seite mit dem Titel Rechnungen zu erstellen und diese Seite hier auszuwählen. Auf dieser Seite werden Ihre Rechnungen angezeigt.
WP-Invoices bietet mehrere Zahlungsoptionen (siehe unsere Liste mit 5 PayPal-Alternativen für Freiberufler, um Zahlungen in WordPress einzuziehen. Sie müssen ein Standardzahlungssystem aus den Zahlungsgateways Stripe, 2CheckOut, PayPal, Kreditkarte oder Interkassa auswählen. Sie können selektiv . auswählen Aktivieren oder deaktivieren Sie Zahlungs-Gateways und ermöglichen Sie Ihren Benutzern, ihre bevorzugte Zahlungsmethode auszuwählen.
Wenn Sie eine Zahlungsmethode auswählen, sehen Sie unter den Einstellungen eine neue Registerkarte zum Konfigurieren dieses bestimmten Zahlungsgateways. Jedes Zahlungsgateway hat unterschiedliche Einstellungen, die Sie konfigurieren müssen, indem Sie sich bei Ihrem Konto auf diesem Gateway anmelden und Ihre API-Schlüssel abrufen.
Nachdem Sie Ihre Zahlungsgateways konfiguriert haben, klicken Sie auf Alle Einstellungen speichern Schaltfläche, um Ihre Änderungen zu speichern.
Erstellen einer neuen Rechnung
Um eine neue Rechnung zu erstellen und an einen Kunden zu senden, gehen Sie einfach zu Rechnungen » Neu hinzufügen. Sie werden aufgefordert, die E-Mail-Adresse des Kunden anzugeben.
Nach Eingabe der E-Mail-Adresse lädt das Plugin den Rechnungseditor-Bildschirm. Sie werden verschiedene Meta-Boxen auf dem Bearbeitungsbildschirm zusammen mit den bekannten Titel- und Post-Editor-Boxen bemerken. Direkt unter dem Post-Editor-Feld finden Sie eine Metabox zum Hinzufügen der Artikel, die Sie in diese Rechnung aufnehmen.
Geben Sie einfach Artikel, Menge und Preis ein. Das Plugin berechnet den Gesamtbetrag und zeigt ihn als Saldo an. Sie können auf den Link Beschreibung umschalten klicken, um eine Beschreibung für ein Element in der Liste hinzuzufügen. Sie können auch auf das ‚Rabatt hinzufügen‘ Schaltfläche, um den rabattierten Betrag basierend auf einem Prozentsatz oder einem festen Betrag abzuziehen.
Unterhalb des Rechnungspostenfelds sehen Sie das Zahlungsgateway-Feld. Hier werden Ihre Standardzahlung und alle Zahlungsmethoden angezeigt, die Sie auf Ihrer Website aktiviert haben. Sie können diese Einstellungen für eine Rechnung bei Bedarf ändern oder die Standardoptionen beibehalten, die Sie in den Plugin-Einstellungen festgelegt haben.
Auf der rechten Seite sehen Sie die Metabox mit den Benutzerinformationen. Es wird die E-Mail-Adresse des Kunden angezeigt. Sie können den Rest der Informationen ausfüllen. Falls Sie nicht über alle Informationen verfügen, können Sie sie leer lassen und der Kunde kann sie bei der Zahlung ausfüllen.
In der Veröffentlichungs-Metabox haben Sie die Möglichkeit, diese Rechnung als Angebot zu veröffentlichen, Teilzahlungen zuzulassen oder eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen. Klicken Sie auf die Voranschalten umschalten Mit diesem Link können Sie ein Fälligkeitsdatum für die Rechnung hinzufügen und Steuerinformationen eingeben.
Nach der Veröffentlichung der Rechnung erhalten Ihre Kunden eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zur Rechnungsseite auf Ihrer WordPress-Site. Wenn Ihre Kunden keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, sollten Sie sich unsere Anleitung zur Behebung des Problems, dass WordPress keine E-Mails sendet, ansehen. Sie sehen die Rechnung mit einem Link zum Ausdrucken der PDF-Version vor der Zahlung. Kunden können auch ihre persönlichen Daten auf der Seite ändern.
Anzeigen von Rechnungen und Berichten
Auf alle von Ihnen erstellten Rechnungen kann von aus zugegriffen werden Rechnungen » Alle anzeigen. Über das Menü auf der rechten Seite können Sie Ihre Rechnungen sortieren und filtern.
Um einen Überblick über Ihre Einnahmen und Rechnungen zu erhalten, besuchen Sie Rechnungen » Berichte. Dort sehen Sie Grafiken und Diagramme zu allen Rechnungen.
Feinabstimmung Ihrer Rechnungen, E-Mails und Zahlungen
Die Einstellungsseite für Rechnungen ändert sich, nachdem Sie Ihre anfänglichen Einstellungen gespeichert haben. Jetzt, wenn du besuchst Rechnungen » Einstellungen, sehen Sie viele andere Optionen, die Sie konfigurieren können. Sie können beispielsweise die E-Mail-Vorlagen optimieren, mehrere Vorlagen erstellen und Einzelposten hinzufügen, sodass Sie Artikel schnell zu einer Rechnung hinzufügen können. Sie können Ihre Rechnungsdaten sogar in eine XML-Datei importieren/exportieren.
Vor- und Nachteile von WP-Rechnung und Freshbooks
Mit WP-Invoice erhalten Sie ein kostenloses Plugin, das direkt in Ihre Website passt. Sie müssen sich nicht auf einen Drittanbieter verlassen, um Ihre Kunden und Zahlungen zu verwalten. Sie können automatische WordPress-Backups auf einem Cloud-Speicher einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher sind.
Auf der anderen Seite wird FreshBooks von Tausenden von Fachleuten verwendet. Ihre Daten werden in der Cloud gespeichert und Sie müssen sich nicht um Backup oder Sicherheit kümmern. Noch wichtiger ist, dass es sich nicht nur um eine Rechnungssoftware handelt, sondern um eine vollwertige Buchhaltungslösung für Nicht-Buchhalter. Sie können Ausgaben verfolgen, Bankkonten verbinden, Online-Zahlungen empfangen usw. Abgesehen davon verbindet sich FreshBooks jeden Tag mit mehr Diensten und wird leistungsfähiger und benutzerfreundlicher.
Das ist alles, wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen, Rechnungen für Kunden zu erstellen, die WordPress verwenden. Vielleicht möchten Sie auch unser Tutorial zum Hinzufügen von rotierenden Kundenreferenzen in WordPress lesen.