Angesichts der weltweiten Beschränkungen für persönliche Zusammenkünfte haben sich Veranstalter bemüht, ihre Meetings, gesellschaftlichen Zusammenkünfte und Kurse online zu verlegen. Die führenden Online-Meeting-Plattformen von Google, Microsoft und Zoom haben mit einer Flut an neuen Funktionen und Preisnachlässen reagiert, um diese neuen Kunden zu gewinnen, obwohl sie alle einen anderen Schwerpunkt haben. Google Meet nutzt Googles Gmail, Microsoft Teams hat sich zur bevorzugten Unternehmensoption entwickelt, während Zoom von praktisch allen anderen angenommen wird.
Sie müssen jedoch keinen Drittanbieter in Anspruch nehmen – Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre eigene Website zu verwenden. WordPress-Eventkalender-Plugins haben begonnen, auf diese neue Landschaft zu reagieren. Zuerst werden wir einige der einzigartigen Herausforderungen bei der Online-Verlagerung von Veranstaltungen charakterisieren und dann tief in vier gute Optionen eintauchen, die Sie verwenden können, um Veranstaltungen online zu veranstalten.
Herausforderungen von Online-Events
Veranstaltungen stellen eine Reihe von Herausforderungen. Bei der Planung und Verwaltung einer Online-Veranstaltung sollten Sie jedoch einiges beachten.
Die Zeitzone
Wenn Sie eine Veranstaltung an einem physischen Ort planen, ist die Zeit immer lokal. Das Konzert beginnt um 20 Uhr in Seattle, egal wo Sie sich auf der Welt befinden.
Im Internet wird es komplizierter. Ein Zoom-Meeting kann in New York stattfinden, aber Teilnehmer in London und Hongkong müssen wissen, wann sie teilnehmen können. Schlimmer noch, Ihr Event-Organisator befindet sich möglicherweise in Neuseeland und plant Veranstaltungen in Buenos Aires für Teilnehmer in Kapstadt. Jeder Online-Veranstaltungskalender muss mit der Twilight Zone der Zeitzonen umgehen.
Wo ist der Link?
Alle Online-Meeting-Plattformen funktionieren, indem sie einen Link generieren, der an die Teilnehmer des Meetings gesendet wird. Sie klicken auf den Link, um beizutreten. Ausnahmslos nicht jeder bekommt es, der Link muss in letzter Minute geändert werden oder er ist in einer E-Mail versteckt.
Die Sicherheitsprobleme von Zoom haben die Organisatoren gelehrt, mit Links vorsichtig zu sein. Sie müssen nur bestätigten Teilnehmern sicher und zuverlässig zugestellt werden.
Mischen und Anpassen
Einige Veranstaltungen sind rein online. Einige sind persönlich. Einige sind hybride Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer persönlich an einem Kurs teilnehmen oder sich online verbinden können. Wieder andere Veranstaltungen können persönlich stattfinden, aber mit einem Livestream online.
Ein Veranstaltungskalender muss diese Szenarien nahtlos kombinieren, damit die Registrierungsabläufe dem Anwendungsfall entsprechen. Beispielsweise sollten persönliche Teilnehmer keinen Beitrittslink und Online-Teilnehmer keine scanbaren Tickets erhalten.
Die besten Online-Eventkalender-Plugins
Hier sind vier Veranstaltungskalender, die gezielte Funktionen haben, um diese Schwachstellen anzugehen. Wir haben alle Features geübt und die Serienreife für Ihre Anwendung überprüft.
EventAgent.ai
Neu veröffentlicht und vollständig online-nativ, EventAgent.ai bietet das beste Online-Erlebnis unter den allgemeinen Kalendern. Während seine Besonderheit das datengesteuerte KI-Marketing für die automatisierte Event-Promotion ist, bietet es auch mehrere fortschrittliche Online- und Hybrid-Event-Funktionen.
Der EventAgent.ai-Kalender erkennt die Zeitzone des Besuchers und verschiebt Online-Ereignisse in die Ortszeit. Diese Ereignisse sind in allen Ansichten deutlich gekennzeichnet. Persönliche Veranstaltungen werden in der Zeitzone des Veranstaltungsortes angezeigt.
Dadurch werden Planungsfehler minimiert. Ein New Yorker, der Seattle besucht, weiß, dass er um 7 Uhr morgens zum Yoga erscheinen muss. Wenn sie zu Hause bleibt, Pilates um 11 Uhr.
Das von Zoom empfohlene Sicherheitsprotokoll besteht darin, einen Zoom-Warteraum zu implementieren. Dies ist eine virtuelle Lobby, in der der Zoom-Host die Teilnehmer bei ihrer Ankunft persönlich überprüft. Dies ist sehr umständlich für Gastgeber oder Dienstleister, die eine zusätzliche Empfangsdame in der Lobby benötigen, um die Teilnehmer beim Betreten der Lobby zu überprüfen, genau wie in einem persönlichen Büro.
EventAgent.ai bietet zum Zeitpunkt der Registrierung eine robuste Überprüfung, damit dies nicht zu einem Engpass an der Tür wird. Ein Event kann auf Moderiert eingestellt werden, wodurch die Bestätigung verzögert wird, bis der Registrar den Teilnehmer genehmigt. EventAgent.ai bietet ein umfassendes Set an Moderationstools, einschließlich benutzerdefinierter Antworten auf das Registrierungsformular und einer privaten Moderatorenansicht der Registrierung, die Notizen zum Teilnehmer und seiner vorherigen Anwesenheitsliste enthält, die auch nützlich ist, um die Voraussetzungen für Kurse zu überprüfen.
EventAgent.ai behandelt Ankunftsanweisungen bei persönlichen und Online-Events unterschiedlich. Persönliche Teilnehmer erhalten 24 Stunden vor Beginn eine E-Mail mit Wegbeschreibungen und Ankunftshinweisen. Online ändern Gastgeber oft Stunden vor der Veranstaltung die Beitritts-URL und die Teilnehmer kommen 5 Minuten früher an ihren Computer und können den Link nicht finden. Online-Teilnehmer erhalten keine Erinnerung an die Wegbeschreibung, aber der Link wird 30 Minuten vor der Startzeit in ihren E-Mail-Postfächern eingehen. Dies erleichtert die Teilnahme enorm.
EventAgent.ai passt das Check-in-Erlebnis an den Veranstaltungstyp an. Bei persönlichen Veranstaltungen werden scanbare digitale Tickets auf den Telefonen an der Tür angezeigt, während Online-Teilnehmer automatisch eingecheckt werden, wenn sie dem Zoom-Meeting beitreten.
Schließlich bietet EventAgent.ai eine echte Zwei-Wege-Synchronisierung mit Zoom. Ändern Sie eine Ereigniszeit und das zugehörige Zoom-Meeting wird automatisch aktualisiert. Wenn sich der Beitrittslink ändert, wird der neue Link automatisch an die Teilnehmer weitergegeben. Wenn das Meeting versehentlich in Zoom gelöscht wird, wird EventAgent.ai es wiederherstellen, wenn das Event wie geplant fortgesetzt wird.
Der Veranstaltungskalender
Der Eventkalender ist das am weitesten verbreitete Event-Plugin und ein Dauerbrenner auf den Top-10-Listen. Es wird durch einen beeindruckenden Katalog von Add-Ons unterstützt, was es sehr flexibel macht. Der Eventkalender: Virtual Events ist ein neu veröffentlichtes Add-on, um Online-Events zu adressieren. Wenn es installiert ist, fügt es dem Ereigniseditor den folgenden Abschnitt hinzu.
Virtuelle Events können sich mit einem Zoom-Konto verbinden, wodurch Zoom-Links aus dem Event-Editor erstellt werden können. Wenn Sie dieses Ereignis speichern, wird ein entsprechendes Meeting in Ihrem Zoom-Konto erstellt. Die meisten anderen Optionen betreffen, wo der Zoom-Link angezeigt werden soll. Das Einfügen des Links in RSVP-E-Mails stellt sicher, dass nur registrierte Personen den Link erhalten.
Dies ist jedoch keine echte Zwei-Wege-Synchronisierung. Das Ändern der Ereigniszeit wird im Zoom-Meeting nicht berücksichtigt, z. B. das Belassen der neuen Zeit ohne funktionierenden Zoom-Link. Durch das Löschen des Zoom-Meetings wird der Zoom-Link nicht aus der Veranstaltung entfernt, sodass die Teilnehmer einen toten Link erhalten. Dies ist wenig mehr als ein bequemes Kopieren und Einfügen des Links.
Der Ereigniskalender bietet eine gute Unterstützung für Zeitzonen. Sie können Zeitzonen pro Ereignis festlegen und den Teilnehmern die Zeitzone anzeigen. Sie müssen die Ereigniszeiten jedoch weiterhin manuell basierend auf ihrer lokalen Zeitzone berechnen.
Moderner Veranstaltungskalender
Modern Event Calendar ist ein weiteres führendes Freemium-Plugin. Sie haben sich darauf konzentriert, Ihre Online-Events für Suchmaschinen leicht auffindbar zu machen. Google hat a . veröffentlicht neues Schema für Online und Events online gestellt die Besucher zu einem Online-Link leitet. Wenn Sie stark auf SEO angewiesen sind, damit die Teilnehmer Ihre Veranstaltungen finden, ist dies ein wertvolles Upgrade.
Moderner Veranstaltungskalender ermöglicht auch die Anzeige von Ereignissen in der Ortszeit Ihrer Website-Besucher. Genau das müssen Online-Teilnehmer sehen. Dies ist jedoch nicht der richtige Ansatz für persönliche Veranstaltungen. Ein New Yorker, der Seattle besucht, würde um 23 Uhr zu unserem Konzert um 20 Uhr auftauchen, weil dies die Zeit ist, die in seinem Kalender angezeigt wird.
Bookly
Bookly ist ein Event-Plugin, das auf den spezifischen Anwendungsfall von Personen zugeschnitten ist, die Termine bei Dienstleistern reservieren. Diese Art von Workflow ist für ein Standard-Kalender-Plugin schlecht geeignet, daher ist es gut zu sehen, dass dieses Modell auch etwas Aufmerksamkeit erhält.
Alle Plugins, die eine Zoom-Integration bieten, erfordern eine Verbindung zu einer Zoom-App, die aus dem erstellt wird Zoom-Marktplatz. Abhängig von der Art der Integration, die das Plugin erfordert, werden bei der Erstellung der App ein oder zwei Schlüssel bereitgestellt, die in die Einstellungen des Plugins kopiert werden müssen. Bookly macht das so.
Danach stellt Bookly ein Token bereit, um den Zoom-Link in jede benutzerdefinierte erstellte Ansicht einzufügen. Dies ermöglicht die größte Flexibilität für die Privatsphäre. Der Link kann angezeigt werden, nachdem der Besucher einen Termin gebucht hat, oder in einer E-Mail-Bestätigung gesendet werden.
Wenn der Dienstleister Termine überprüft, hat er in seinem Dashboard eine Schaltfläche zum Starten der Zoom-Sitzung, die den Workflow nahtlos macht.
Leider ist die Zoom-Integration von Bookly, wie bei The Event Calendar, nicht wechselseitig. Bearbeitungen über Zoom oder Bookly können zu unterbrochenen Meetings führen.
Bookly unterstützt keine Zeitzonen. Es warnt Besucher auch nicht, wenn sie den Zeitplan aus einer anderen Zeitzone als dem Dienstanbieter anzeigen. Dies kann leicht zu verpassten Terminen aufgrund von Terminierungsfehlern führen.
Welches Plugin ist das richtige für mich?
Wenn Sie bereits in das Eventkalender-Ökosystem investiert haben, ist das Virtual Events-Plugin ein würdiges Upgrade. Die Zoom-Integration automatisiert die Erstellung von Meeting-URLs und die flexiblen Zeitzonen erleichtern Remote-Teilnehmern die Arbeit.
Wenn Sie sich bei der Ereigniserkennung hauptsächlich auf Suchmaschinen verlassen, verfügt Modern Event Calendar über die beste SEO-Integration, um Ihre Teilnehmer darauf hinzuweisen, dass Veranstaltungen online verschoben wurden.
Unter den verschiedenen Plugins, die auf die Buchung von Serviceterminen abzielen, ist Bookly mit einem nahtlosen End-to-End-Workflow für Online-Events in Ihrer lokalen Zeitzone ganz vorne mit dabei.
Wenn Sie Teilnehmern, Gastgebern und Registraren von Online- und Hybrid-Events das beste Erlebnis bieten möchten, ist EventAgent.ai der richtige Weg. Die integrierten automatisierten Werbetools sind ein zusätzlicher Bonus.
Abschluss
Da sich die Welt langsam wieder für persönliche Zusammenkünfte öffnet, befinden wir uns möglicherweise in einer längeren Phase von Online- und Hybridveranstaltungen. Viele Organisationen haben neue Online-Kunden gewonnen und ihre Reichweite über lokale Gemeinschaften hinaus erweitert. Diese neuen Kunden zu verlieren, wenn sie wieder zu persönlichen Dienstleistungen zurückkehren, ist eine Option, die viele vermeiden möchten, was eine langfristige Online-Strategie erfordert. Die Plugins in dieser Rezension sind ein wichtiger Bestandteil dieser Strategie.
