Social Media RFP: Best Practices und eine kostenlose Vorlage

Social Media RFPs sind der Ausgangspunkt für solide Social Media Strategien, preisgekrönte Kampagnen und langjährige Kooperationen.

Aber du holst aus ihnen heraus, was du hineingesteckt hast. Schreiben Sie eine unterdurchschnittliche Angebotsanfrage, und die Angebote, die Sie von digitalen Marketingagenturen erhalten, werden nur so stark sein.

Zu viele Fragen unbeantwortet lassen? Erwarten Sie, dass Sie Zeit damit verbringen, das Telefon zu beantworten und lange Antworten auf E-Mails von interessierten Anbietern zu schreiben.

Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit oder die anderer. Erfahren Sie, welche Informationen Sie in eine Ausschreibung für soziale Medien aufnehmen sollten, um die besten Unternehmen und Angebote für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Was ist ein Social-Media-RFP?

RFP steht für „Request for Proposal“.

Ein Social-Media-RFP:

• skizziert ein bestimmtes Projekt oder Ihr Unternehmen möchte es ansprechen
• lädt Agenturen, Managementplattformen oder andere Anbieter ein, kreative Ideen oder Lösungen zu präsentieren.

Der RFP-Prozess bietet einem Unternehmen die Möglichkeit, prüfen Sie Ideen und Anbieter, bevor Sie eine bedeutende Zusammenarbeit oder eine langfristige Vereinbarung eingehen.

Was ist der Unterschied zwischen RFP, RFQ und RFI?

EIN Angebotsanfrage (RFQ) konzentriert sich auf die Einholung einer Angebotsschätzung für bestimmte Dienstleistungen.

EIN Informationsanfrage (RFI) ist etwas, das ein Unternehmen herausgeben kann, um die Fähigkeiten oder Lösungen zu verstehen, die verschiedene Anbieter anbieten können.

Eine Ausschreibung sollten Hintergrundinformationen liefern, das Projekt und seine Ziele beschreiben und die Anforderungen des Bieters konkretisieren.

Die Kunst eines RFP für Social Media Marketing Services besteht darin, die nötige Detailtiefe zu liefern und gleichzeitig Raum für Kreativität zu lassen. Je besser Ihr RFP, desto besser werden die Anbietervorschläge.

Was in eine Social-Media-Ausschreibung aufzunehmen ist

Sie sind sich immer noch nicht sicher, was Sie in Ihr Social-Media-RFP aufnehmen sollen? Jedes RFP ist anders, aber dies sind die gemeinsamen Elemente, die zu starken Anbieterangeboten führen.

Ein Social Media RFP sollte diese 10 Abschnitte enthalten (in dieser Reihenfolge):

1. Einleitung

2. Firmenprofil

3. Social-Media-Ökosystem

4. Projektzweck und Beschreibung

5. Herausforderungen

6. Schlüsselfragen

7. Bieterqualifikation

8. Richtlinien für Vorschläge

9. Projektzeitpläne

10. Angebotsbewertung

Wir haben jeden Abschnitt analysiert, damit Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, was er enthalten sollte.

1. Einleitung

Stellen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Social-Media-RFP auf oberster Ebene bereit. Dieser kurze Abschnitt sollte wichtige Details wie Ihren Firmennamen, wonach Sie suchen und Ihre Einreichungsfrist enthalten.

Hier ist ein Beispiel:

Fake Company, Inc., der weltweit führende Anbieter von Fake-Unternehmen, sucht nach einer gefälschten Social-Media-Awareness-Kampagne. Wir akzeptieren Vorschläge als Antwort auf diese gefälschte Angebotsanfrage bis [date].

2. Firmenprofil

Teilen Sie einige Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen mit. Versuchen Sie, über den üblichen Rahmen hinauszugehen und Informationen bereitzustellen, die für eine Ausschreibung für Social-Media-Marketing-Services relevant sein können. Dies kann Ihre:

• Leitbild
• Grundwerte
• Zielgruppe
• Wichtige Stakeholder
• Wettbewerbslandschaft

Wenn die Aufnahme eines der oben genannten Punkte in Ihr RFP die Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen erfordern würde, beachten Sie, dass zusätzliche Informationen auf Anfrage und/oder NDA-Unterschrift erhältlich sind.

3. Social-Media-Ökosystem

Geben Sie Anbietern einen Überblick darüber, wie Ihr Unternehmen Social Media nutzt. Teilen Sie ihnen mit, auf welchen sozialen Kanälen Sie am aktivsten sind oder welche Netzwerke Sie meiden. Einige andere Dinge, die Sie in diesem Abschnitt erwähnen könnten, können sein:

• Eine Zusammenfassung der aktiven Konten
• Wichtige Aspekte Ihrer Social-Marketing-Strategie
• Übersichten oder Links zu vergangenen oder laufenden Kampagnen
• Relevante soziale Analysen (z. B. Zielgruppendemografie, Engagement usw.)
• Highlights aus Ihren Social Media-Konten (z. B. Inhalte, die sehr gut abgeschnitten haben)

Ein Hauptgrund für die Bereitstellung dieser Informationen ist die Vermeidung von Wiederholungen. Ohne diese Informationen erhalten Sie möglicherweise Vorschläge für soziale Medien, die früheren Konzepten zu ähnlich sind, was letztendlich eine Zeitverschwendung für alle ist. Je besser ein Anbieter Ihre Social-Media-Landschaft verstehen kann, desto besser kann er ein erfolgreiches Konzept liefern.

4. Projektzweck und Beschreibung

Erklären Sie den Zweck Ihres Social Media RFP. Nach was suchst Du? Welche Ziele erhoffst du dir zu erreichen? Seien Sie so konkret wie möglich.

Einige Beispiele können sein:

• Förderung des Bewusstseins für eine neue Ladeneröffnung in [location]
• Gewinnen Sie neue Follower auf einem kürzlich gestarteten Social-Media-Kanal
• Steigern Sie die Gegenleistung für ein bestehendes Produkt oder eine Dienstleistung
• Generieren Sie mehr Leads über spezifische Social-Media-Kanäle
• Etablieren Sie Ihr Unternehmen als Vordenker
• Teilen Sie Unternehmenswerte oder Initiativen mit einer Zielgruppe
• Veranstalten Sie eine saisonale Werbeaktion oder einen sozialen Wettbewerb

Denken Sie daran, dass Social-Media-Kampagnen mehrere Ziele beinhalten können und sollten. Jedes Ziel bietet ein Kästchen, in dem der Vorschlag eines Anbieters angekreuzt werden kann. Erwägen Sie die Verwendung von primären und sekundären Zielkategorien, damit klar ist, was am wichtigsten ist.

5. Herausforderungen

Die meisten Unternehmen sind sich der einzigartigen Herausforderungen bewusst, denen sie sich in und außerhalb der sozialen Medien gegenübersehen. Gehen Sie nicht davon aus, dass uneingeweihte Dritte das gleiche Verständnis haben. Identifizieren Sie Hindernisse im Voraus, damit Sie sie gemeinsam lösen oder umgehen können.

Herausforderungen können sein:

• Kundenempfindlichkeiten (z. B. alles, was einem Anbieter helfen würde, bekannte Schwachstellen zu vermeiden)
• Juristisches (z. B. umständliche Haftungsausschlüsse und Offenlegungen, die kreativen Konzepten oft im Wege stehen)
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Gibt es Alters- oder andere Beschränkungen im Zusammenhang mit der Vermarktung Ihres Produkts?)
• Differenzierung (Ist es schwierig, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung von Mitbewerbern zu unterscheiden?)

Auch hier können Ressourcen- und Budgetherausforderungen relevant sein. Verfügt Ihr Unternehmen über genügend Mitarbeiter, um den notwendigen Kundenservice und das Community-Management zu unterstützen? Sei ehrlich. Die besten Vorschläge könnten unschätzbare Lösungen darstellen.

6. Schlüsselfragen

Es ist etwas üblich, Fragen in RFPs für soziale Medien zu finden, die für Marketingzwecke verwendet werden. Sie folgen oft oder sind als Unterabschnitt in Herausforderungen enthalten. In manchen Fällen fragen sie einfach: Wie wird Ihr Vorschlag diese Herausforderungen angehen?

Das Einschließen von Fragen ist eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Vorschläge die Lösungen oder Antworten direkt liefern, anstatt ihnen auszuweichen oder zu umgehen. Wenn Ihr Unternehmen vor großen Herausforderungen steht, erleichtern diese Antworten die Bewertung der erhaltenen Vorschläge.

7. Bieterqualifikation

Erfahrung, vergangene Projekte, Teamgröße und andere Referenzen sind wichtige Faktoren, die Sie bei der Bewertung von Anbietern berücksichtigen sollten, die Ihre Social-Media-RFPs beantworten. Sie haben Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen bereitgestellt. Hier teilen Bieter mit, warum ihr Unternehmen möglicherweise einzigartig qualifiziert ist, Ihr Projekt zu übernehmen.

Fügen Sie Qualifikationen hinzu, die für ein erfolgreiches Projekt sorgen, Ihnen bei der Bewertung von Vorschlägen helfen und die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Obwohl dies beispielsweise für eine Ausschreibung in sozialen Medien nicht relevant ist, bevorzugt Ihr Unternehmen B Corps.

Einige Dinge, um die Sie bitten sollten:

• Details zur Größe des Lieferantenteams
• Nachweis über Social-Media-Schulung und -Zertifizierung (Das Bildungs- und Zertifikatsprogramm für soziales Marketing von Themelocal, zum Beispiel)
• Beispiele für die Arbeit mit früheren oder bestehenden Kunden
• Kundenbewertungen
• Ergebnisse früherer Kampagnen
• Eine Liste der Mitarbeiter – und deren Titel – die an dem Projekt arbeiten werden
• Projektmanagement-Ansatz und -Strategie
• Ressourcen, die dem Projekt gewidmet werden
• Alles andere über den Anbieter und seine Arbeit, das für Sie und die Durchführung des Projekts wichtig ist

Wenn Sie den Abschnitt zu den Bieterqualifikationen ignorieren, erhalten Sie möglicherweise eine Reihe von Bewerbungen, denen die für Sie entscheidungsrelevanten Informationen fehlen. Schließen Sie also alles ein, was Sie von potenziellen Anbietern sehen möchten.

8. Richtlinien für Vorschläge

Dieser Abschnitt sollte die Grundlagen der Einreichung von Vorschlägen behandeln: wann, was, wo und wie viel. Geben Sie die Frist für die Einreichung an, wie die Vorschläge formatiert werden sollen und welchen Detaillierungsgrad Sie für die Budgetaufschlüsselung benötigen.

Wenn Ihr Unternehmen Markenrichtlinien, Richtlinien für soziale Medien, einen Stilleitfaden für soziale Medien oder andere relevante Ressourcen hat, fügen Sie Links oder Informationen dazu hinzu, wo Anbieter diese finden können.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Unsere Social-Media-RFP-Vorlage fügt Kontaktinformationen in die Kopfzeile ein. Letztlich spielt es keine Rolle, ob Sie es an erster oder letzter Stelle setzen, solange es Agenturen für Fragen oder Klarstellungen zur Verfügung steht.

9. Projektzeitpläne

Jedes Social Media RFP sollte Angebots- und Projektfristen angeben. Stellen Sie in diesem Abschnitt einen strukturierten Angebotsplan bereit, den die Anbieter befolgen können. Sofern Ihr Projekt nicht an ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Veranstaltung gebunden ist, kann Ihr Projektdatum etwas mehr Spielraum für Flexibilität lassen.

Eine Social-Media-RFP-Timeline kann Folgendes umfassen:

• Frist für die Teilnahme am RSVP
• Besprechungszeit mit Anbietern für Vorgespräche
• Frist für die Einreichung von Fragen für Agenturen
• Frist für die Einreichung von Vorschlägen
• Auswahl der Finalisten
• Präsentationen der Finalisten
• Auswahl des Gewinnervorschlags
• Vertragsverhandlungszeitraum
• Wenn Benachrichtigungen an Bieter gesendet werden, die nicht ausgewählt wurden

Fügen Sie eine harte Deadline oder ein Zielprojektdatum hinzu. Wenn wichtige Meilenstein- und Lieferfristen bereits festgelegt sind, sollte dies ebenfalls hier angegeben werden.

10. Angebotsbewertung

Sowohl Sie als auch potenzielle Anbieter sollten im Voraus wissen, wie ihre Vorschläge bewertet werden. Listen Sie die Kriterien auf, die Sie messen und wie jede Kategorie gewichtet oder bewertet wird.

Seien Sie so transparent wie möglich über den Prozess. Wenn eine Rubrikvorlage oder Scorecard verfügbar ist, fügen Sie sie hier ein. Wenn die Bewerter Kommentare abgeben, teilen Sie den Bietern mit, ob sie damit rechnen sollten oder nicht.

Geben Sie abschließend an, welche Rolle das angegebene Budget in Ihrem Entscheidungsprozess spielen wird. Wird es den Bewertern offengelegt, nachdem sie den Vorschlag bewertet haben? Wie werden Kosten vs. Wert bestimmt?

Social-Media-RFP-Vorlage

Benötigen Sie ein Social Media RFP-Beispiel? Wir haben eine Vorlage vorbereitet, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Verwenden Sie diese Social-Media-RFP-Vorlage als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.

Bonus: Holen Sie sich die kostenlose Social-Media-RFP-Vorlage um in wenigen Minuten Ihre eigenen zu erstellen und den richtigen Anbieter zu finden, der Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen.

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• Planen, erstellen und planen Sie Beiträge in jedem Netzwerk
• Verfolgen Sie relevante Keywords, Themen und Konten
• Bleiben Sie mit einem universellen Posteingang auf dem Laufenden
• Erhalten Sie leicht verständliche Leistungsberichte und verbessern Sie Ihre Strategie nach Bedarf